Das Protokollamt hat die Aufgabe, alle Dokumente zu registrieren und zu protokollieren, die in der Gemeinde einlangen, sei es per Post, per Fax, per E-Mail, per PEC-Mail oder persönlich in der Gemeinde abgegeben.
Jedes Dokument erhält bei der Protokollierung eine fortlaufende Protokollnummer und wird je nach Dokumenttyp einer Kategorie und einem Akt zugeordnet. Es ist Aufgabe des Protokollamts, die eingelangten Dokumente an die zuständigen Gemeindeämter zu verteilen, um ihre ordnungsgemäße Weiterbearbeitung sicherzustellen.
Mit der Registrierung und Digitalisierung der eingelangten Dokumente werden diese automatisch ins laufende Archiv der Gemeinde übertragen und können nicht mehr verloren gehen. Offizielle Dokumente, bei denen das Datum der Einreichung eine zentrale Rolle spielt (z.B. Baurechtstitel, öffentliche Wettbewerbe...), sollten daher stets im Protokollamt der Gemeinde abgegeben werden.
Das Protokollamt verwahrt auch die Verwaltungs-, Gerichts- und Steuerakten von Personen, die von den Zustellboten der Gemeinde oder anderer Einrichtungen nicht zuhause angetroffen wurden und sorgt für ihre Aushändigung im Sinne von Art. 140 des Italienischen Zivilgesetzbuches.
